Motivatiebrief: de structuur in 4 alinea’s, met voorbeelden
Een motivatiebrief herhaalt je cv niet: hij legt uit waarom jij, voor deze functie, bij dit bedrijf. Vier alinea’s zijn genoeg, op voorwaarde dat elke een duidelijke rol heeft.
Bijgewerkt op
Is een motivatiebrief nog nodig?
Het hangt van de vacature af. Vraagt ze erom, voeg hem dan toe: het is een selectiecriterium en hem niet leveren staat vaak gelijk aan niet solliciteren. Wordt hij niet gevraagd, dan volstaat een goed gericht cv meestal; een korte, precieze brief kan toch het verschil maken als de functie zeer gewild is, als je van beroep verandert (zie cv voor een carrièrewissel) of als je loopbaan een gat heeft dat je moet uitleggen (zie gat in je cv).
Wat niet werkt: de algemene brief, naar alle bedrijven gestuurd met alleen de naam veranderd. De lezer merkt het vanaf de eerste zin.
De rol van de brief: drie vragen beantwoorden
- Waarom deze functie? Wat er in de vacature overeenkomt met wat je wilt doen.
- Waarom dit bedrijf? Een precies feit (een product, een project, een waarde, een sector) dat laat zien dat je je hebt ingelezen.
- Waarom jij? Een of twee bewijzen uit je loopbaan die antwoorden op wat de vacature vraagt.
De structuur in vier alinea’s
1. De opening: waarom je schrijft
Zeg in twee zinnen op welke functie je solliciteert en wat je daarheen brengt. Vermijd “Hierbij solliciteer ik naar de functie van…”: het zegt niets.
Illustratief voorbeeld: pas de elementen aan je echte situatie aan.
2. Het bewijs: wat je al deed
Neem een of twee resultaten uit je cv die overeenkomen met wat de vacature vraagt en vertel ze elk in een zin, met een cijfer als je een betrouwbaar cijfer hebt (zie resultaten onderbouwen). De brief moet het cv niet overschrijven: hij kiest wat telt voor deze functie.
3. Het bedrijf: waarom zij
Een korte alinea die laat zien dat je het bedrijf kent: de activiteit, een recent project, de klanten, een woord uit de vacature dat je aanspreekt. Een precies feit, geen compliment.
4. De afsluiting: een vervolg voorstellen
Beschikbaarheid, wens om te praten, volgende stap. Twee zinnen, een eenvoudige beleefdheidsformule. Geen “ik houd mij beschikbaar voor een eventueel gesprek” in vier regels.
Lengte en vorm
- Hooguit één pagina, vaak minder: 200 tot 300 woorden zijn genoeg.
- Een genoemde geadresseerde als de vacature die vermeldt; anders “Geachte heer/mevrouw” of “Beste recruiter”.
- Een natuurlijke toon: schrijf zoals je tegen een toekomstige collega zou praten, met korte zinnen.
- Een opmaak die bij je cv past: dezelfde kleuren en hetzelfde lettertype.
Voorbeeld van een complete motivatiebrief
De vier alinea’s op een rij, voor een functie als verkoopmedewerker in een sportwinkel. Minder dan 200 woorden: de brief past ruim op een pagina.
Betreft: sollicitatie naar de functie van verkoopmedewerker bij de afdeling sport
Geachte heer/mevrouw,
Uw vacature voor verkoopmedewerker bij de afdeling sport legt de nadruk op klantadvies, wat ik al vier jaar doe in een buurtwinkel. Nu wil ik dat graag doen bij een keten die opleidt tot productkennis.
In mijn huidige functie adviseer ik dagelijks een gevarieerde klantenkring en bereid ik de presentatie van de nieuwe collecties voor. Vorig jaar stelde ik voor om de accessoires bij de kassa te groeperen: de verkoop van die afdeling steeg in het daaropvolgende kwartaal met 15 %. Ik leid ook seizoenskrachten op in het gebruik van de kassa en de afhandeling van retouren.
Wat me aantrekt in uw bedrijf is de ruimte voor het uitproberen in de winkel en de productopleidingen die uw vacature noemt. Ik loop al enkele jaren bij een atletiekvereniging: ik ken de vragen die klanten zich stellen voordat ze een paar schoenen kiezen en wil ze graag nauwkeuriger beantwoorden.
Ik ben vanaf volgende maand beschikbaar en praat graag met u over deze functie, in de winkel of telefonisch.
Met vriendelijke groet,
Voornaam Achternaam
Fictieve brief: de loopbaan en het cijfer zijn indicatief. Neem het schema over, niet de zinnen: een recruiter herkent een gekopieerde brief.
In volgorde: de opening verbindt de vacature met de ervaring, het bewijs geeft een controleerbaar feit, de alinea over het bedrijf noemt wat de vacature zegt, de afsluiting stelt een vervolg voor. Geen enkele zin zou zo naar een ander bedrijf kunnen worden gestuurd.
Een vacature voor je neus? Importeer je cv in OpusCV en geef het de vacature: het stelt een conceptbrief voor volgens deze structuur in vier alinea’s. Jij leest hem na en herschrijft hem met je eigen stem; het voegt geen feit toe dat jij niet hebt opgegeven. Proberen met mijn cv
Fouten om te vermijden
- Het cv herhalen. De recruiter heeft het al voor ogen.
- Alleen over jezelf praten. Wat het bedrijf eraan heeft moet naar voren komen.
- Lege formules: “dynamisch en gemotiveerd”, “nauwkeurig en zelfstandig” zonder voorbeeld erachter.
- Fouten. Lees hardop na en laat de brief dan een uur rusten vóór je hem verstuurt.
- Liegen of overdrijven. Alles wat je schrijft kan in het gesprek worden gecontroleerd.
Een goede reflex: een brief bereid je voor vanuit de vacature. Markeer de drie belangrijkste criteria en controleer dan dat elk van je alinea’s er minstens een behandelt.
Een concept gebruiken zonder je eigen stem te verliezen
Een hulpmiddel als OpusCV kan een eerste versie voorstellen op basis van je cv en de vacature. Het concept dient om de blanco pagina te overwinnen: lees het na, vervang te algemene formules door een precies feit en controleer dat elk genoemd resultaat echt van jou is. De brief moet een brief blijven die op jou lijkt.
Volgt er een gesprek, bereid het dan voor vanuit dezelfde brief: wat je erin beloofd hebt, moet je mondeling kunnen vertellen.
Drie situaties, drie verschillende brieven
De structuur blijft dezelfde, maar wat je in elke alinea zet, verandert met je uitgangspunt.
Eerste baan of leerwerkplek
Je hebt nog geen resultaten uit een functie om te noemen: het bewijs komt uit een stage, een opleidingsproject, een vakantiebaantje of verenigingswerk. Vertel wat je daar deed en leerde en verbind het dan met een taak uit de vacature.
Illustratief voorbeeld: neem de vorm over, niet de inhoud.
Carrièrewissel
De lezer vraagt zich vooral af of de overstap doordacht is. Zeg in een zin waar je vandaan komt en waarom je verandert en laat dan zien wat overdraagbaar is: een vaardigheid, een beleefde situatie, een opleiding die je intussen volgde. Verontschuldig je niet voor je loopbaan en verberg haar niet.
Open sollicitatie
Zonder vacature is het aan jou om te zeggen waaraan het bedrijf behoefte heeft. De tweede alinea (het bedrijf) wordt de belangrijkste: een product, een bouwproject, een recente aanname die uitlegt waarom je nu schrijft. Geef ook het type gewenste functie en de duur aan (vast, leerwerkplek, stage). Een open brief die niet zegt wat je zoekt, krijgt geen antwoord.
Als de vacature geen brief vraagt: het begeleidende bericht
Veel sollicitaties gaan via een formulier of een e-mail zonder bijgevoegde brief. De tekst van het bericht vervult dan zijn rol: vier tot zes regels, niet meer. Het onderwerp neemt de titel van de vacature en het referentienummer over, de eerste zin zegt waarom je een goede kandidaat bent (het belangrijkste criterium van de vacature en je bewijs), de laatste stelt een gesprek voor. Het cv, als bijlage, doet de rest.
De brief nalezen in vijf vragen
- Zijn de functie en het bedrijf correct genoemd (spelling van de naam inbegrepen)?
- Antwoordt elke alinea op een van de drie criteria die je in de vacature hebt gemarkeerd?
- Kun je elk genoemd resultaat mondeling vertellen? Vraagt de recruiter ernaar, dan moet je het kunnen uitwerken.
- Zou een zin in de brief van een andere kandidaat kunnen staan zonder een woord te veranderen? Herschrijf hem.
- Past de brief in minder dan 300 woorden op één pagina?
De brief in hetzelfde formaat als het cv versturen
In OpusCV download je de brief als pdf in de kleuren en het lettertype van je cv: de twee documenten komen samen aan, met dezelfde uitstraling. De pdf van het gratis abonnement heeft een watermerk, net als die van het cv.