Lettera di presentazione: la struttura in 4 paragrafi, con esempi
Una lettera di presentazione non ripete il CV: spiega perché lei, per questa posizione, in questa azienda. Bastano quattro paragrafi, a condizione che ciascuno abbia un ruolo preciso.
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Serve ancora una lettera di presentazione?
Dipende dall'offerta. Quando la richiede, la alleghi: è un criterio di selezione e non fornirla equivale spesso a non candidarsi. Quando non è richiesta, un CV ben mirato basta nella maggior parte dei casi; una lettera breve e precisa può comunque fare la differenza se la posizione è molto contesa, se cambia mestiere (vedi CV per il cambio di carriera) o se il suo percorso ha un buco da spiegare (vedi buco nel CV).
Ciò che non funziona: la lettera generica, inviata a tutte le aziende cambiando solo il nome. Il lettore se ne accorge dalla prima frase.
Il ruolo della lettera: rispondere a tre domande
- Perché questa posizione? Ciò che, nell'offerta, corrisponde a ciò che vuole fare.
- Perché questa azienda? Un fatto preciso (un prodotto, un progetto, un valore, un settore) che dimostri che si è informata.
- Perché lei? Una o due prove tratte dal suo percorso, che rispondano a ciò che l'offerta richiede.
La struttura in quattro paragrafi
1. L'apertura: perché scrive
Dica in due frasi a quale posizione si candida e che cosa la porta lì. Eviti «Con la presente mi pregio di sottoporre la mia candidatura per la posizione in oggetto»: non dice nulla.
Esempio illustrativo: adatti gli elementi alla sua situazione reale.
2. La prova: ciò che ha già fatto
Riprenda uno o due risultati del suo CV che corrispondono a ciò che l'offerta richiede e li racconti in una frase ciascuno, con un numero se ne ha uno affidabile (vedi quantificare i risultati). La lettera non deve ricopiare il CV: sceglie ciò che conta per questa posizione.
3. L'azienda: perché loro
Un paragrafo breve che mostri che conosce l'azienda: la sua attività, un progetto recente, la sua clientela, una parola dell'offerta che le parla. Un fatto preciso, non un complimento.
4. La conclusione: proporre il seguito
Disponibilità, desiderio di confrontarsi, prossimo passo. Due frasi, una formula di cortesia semplice. Niente «resto a Sua completa disposizione per un eventuale colloquio» in quattro righe.
Lunghezza e forma
- Una pagina al massimo, spesso meno: bastano da 200 a 300 parole.
- Un destinatario nominato quando l'offerta lo indica; altrimenti «Spett.le azienda» o «Gentile responsabile della selezione».
- Un tono naturale: scriva come parlerebbe a un futuro collega, con frasi brevi.
- Un'impaginazione coerente con il CV: stessi colori e stesso carattere.
Esempio di lettera di presentazione completa
I quattro paragrafi messi in fila, per una posizione di commesso in un negozio di articoli sportivi. Meno di 200 parole: la lettera sta ampiamente in una pagina.
Oggetto: candidatura per la posizione di commesso nel reparto sport
Gentile responsabile della selezione,
La vostra offerta di commesso nel reparto sport insiste sulla consulenza al cliente, che pratico da quattro anni in un negozio di quartiere. Oggi desidero esercitarla in un'insegna che forma alla competenza di prodotto.
Nel mio attuale ruolo consiglio ogni giorno una clientela varia e preparo l'esposizione delle novità. L'anno scorso ho proposto di raggruppare gli accessori vicino alle casse: le vendite di quel reparto sono cresciute del 15 % nel trimestre successivo. Formo anche gli stagionali sull'uso della cassa e sulla gestione dei resi.
Ciò che mi attrae di voi è lo spazio dato alla prova in negozio e le formazioni di prodotto che la vostra offerta menziona. Corro in una società sportiva da diversi anni: conosco le domande che i clienti si pongono prima di scegliere un paio di scarpe e vorrei rispondervi con maggiore precisione.
Sono disponibile dal mese prossimo e sarei lieto di confrontarmi con voi su questa posizione, in negozio o al telefono.
Cordiali saluti,
Nome Cognome
Lettera fittizia: il percorso e il numero sono indicativi. Riprenda lo schema, non le frasi: un selezionatore riconosce una lettera copiata.
In ordine: l'apertura collega l'offerta all'esperienza, la prova dà un fatto verificabile, il paragrafo sull'azienda cita ciò che dice l'offerta, la conclusione propone il seguito. Nessuna frase potrebbe essere inviata così com'è a un'altra insegna.
Un'offerta sotto gli occhi? Importi il suo CV in OpusCV e gli dia l'offerta: propone una bozza di lettera secondo questa struttura in quattro paragrafi. Lei la rilegge e la riscrive con la sua voce; non aggiunge alcun fatto che lei non gli abbia fornito. Provare con il mio CV
Gli errori da evitare
- Ripetere il CV. Il selezionatore lo ha già sotto gli occhi.
- Parlare solo di sé. Ciò che l'azienda ne guadagna deve emergere.
- Le formule vuote: «dinamico e motivato», «rigoroso e autonomo» senza un esempio dietro.
- Gli errori. Rilegga ad alta voce, poi la lasci riposare un'ora prima dell'invio.
- Mentire o esagerare. Tutto ciò che scrive può essere verificato al colloquio.
Un buon riflesso: una lettera si prepara a partire dall'offerta. Evidenzi i tre criteri principali, poi verifichi che ciascuno dei suoi paragrafi ne tratti almeno uno.
Usare una bozza senza perdere la propria voce
Uno strumento come OpusCV può proporre una prima versione a partire dal suo CV e dall'offerta. La bozza serve a superare la pagina bianca: la rilegga, sostituisca le formule troppo generali con un fatto preciso e verifichi che ogni risultato citato sia davvero suo. La lettera deve restare una lettera che le somiglia.
Se segue il colloquio, lo prepari a partire da questa stessa lettera: ciò che vi ha promesso, dovrà raccontarlo a voce.
Tre situazioni, tre lettere diverse
La struttura resta la stessa, ma ciò che mette in ogni paragrafo cambia in base al suo punto di partenza.
Primo lavoro o apprendistato
Non ha ancora risultati di una posizione da citare: la prova viene da uno stage, da un progetto di formazione, da un lavoro estivo o da un'attività associativa. Racconti ciò che vi ha fatto e imparato, poi lo colleghi a una mansione dell'offerta.
Esempio illustrativo: riprenda la forma, non il contenuto.
Cambio di carriera
Il lettore si chiede soprattutto se il cambiamento è meditato. Dica in una frase da dove viene e perché cambia, poi mostri ciò che si trasferisce: una competenza, una situazione vissuta, una formazione seguita nel frattempo. Non si scusi del suo percorso e non lo nasconda.
Candidatura spontanea
Senza offerta, tocca a lei dire di che cosa l'azienda ha bisogno. Il secondo paragrafo (l'azienda) diventa il più importante: un prodotto, un cantiere, un'assunzione recente che spieghi perché scrive adesso. Precisi anche il tipo di posizione desiderata e la durata (tempo indeterminato, apprendistato, stage). Una lettera spontanea che non dice ciò che cerca non riceve risposta.
Quando l'offerta non richiede la lettera: il messaggio di accompagnamento
Molte candidature partono tramite un modulo o un'e-mail senza lettera allegata. Il corpo del messaggio svolge allora il suo ruolo: da quattro a sei righe, non di più. L'oggetto riprende il titolo dell'offerta e il suo riferimento, la prima frase dice perché è una buona candidatura (il criterio principale dell'offerta e la sua prova), l'ultima propone un confronto. Il CV, in allegato, fa il resto.
Rileggere la lettera in cinque domande
- La posizione e l'azienda sono nominate correttamente (ortografia del nome compresa)?
- Ogni paragrafo risponde a uno dei tre criteri che ha evidenziato nell'offerta?
- Sa raccontare a voce ogni risultato citato? Se il selezionatore glielo chiede, bisogna dettagliarlo.
- Una frase potrebbe comparire nella lettera di un altro candidato senza cambiare una parola? La riscriva.
- La lettera sta in meno di 300 parole, su una pagina?
Inviare la lettera nello stesso formato del CV
In OpusCV, la lettera si scarica in PDF con i colori e il carattere del suo CV: i due documenti arrivano insieme, con lo stesso aspetto. Il PDF del piano gratuito porta una filigrana, come quello del CV.